タスク管理を活かせていない人の見直すべきポイント!できない人はここが違う!

タスク管理を活かせていない人の見直すべきポイント!できない人はここが違う!

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効率的に仕事を進めるというのは担当者だけでなく、経営者や管理者にとっても重要なポイントですよね。

 

しかし、タスク管理ツールやアプリを利用しているにもかかわらず、上手くタスク管理ができないという悩んでいる人も多いと思います。

 

また、ツールやアプリを使っていないため、上手く管理できないという人もいるかもしれません。

 

そう言った人のために、タスク管理を見直すべきポイントや仕事ができる人の違い、さらにタスク管理が上手くなるコツについて紹介します。

 

タスク管理を徹底して仕事を効率的に進められるようになりましょう。

タスク管理を活かせていない人の見直すべきポイント!

 

タスク管理をしているにもか関わらず、仕事の効率化が実現できていないという場合は、タスク管理の方法を見直してみる必要があるでしょう。

 

見直しのポイントは4つあります。

 

1つ目は、1つ1つのタスクの方言が曖昧になっていないかという点です。

 

具体的なタスクに落とし込めていないとタスクに要する時間や作業不可を正確に予測することができません。

あいまいなものではなく、具体的な内容がわかるレベルにまで細分化してタスク管理を行うように変更することがポイントになります。

 

2つ目は、ツールの見直しです。

 

ノートや付箋紙などでタスク管理している場合は、タスク管理ツールなどを導入していった方がいいでしょう。

 

ノートや付箋紙による管理では、タスクの変化などに臨機応変に対応しにくいですし、ノートや付箋紙を紛失する危険もあります。

 

3つ目は、タスクを一覧化することでわかりやすく変えることです。

 

優先順位の高いものの一覧、日程別一覧など目的別に一覧表で確認しながら仕事を進めることが大事です。

 

タスク管理ツールを使えば簡単にできます。

 

4つ目は、作業時間データを蓄積することです。

 

タスク項目ごとに予想時間を設定した上で、実際にどのぐらい時間がかかったかについても記録していきます。

 

差があったものは予想が甘かったということで次回の予想に活かしていけます。

 

それを繰り返すことによってタスク管理の精度が上がるはずです。

 

 

管理できないのはなぜ?

 

タスク管理を上手く活用して仕事ができる人もいれば、タスク管理が悪く仕事ができない人もいます。

 

両者にはどんな違いがあるのでしょう?

 

タスク管理が上手く、仕事ができる人できない人の主な違いは3つあります。

 

1つ目は、マネジメント能力の差です。

 

仕事ができる人は、時間もお金も人間関係も自分でしっかり管理しています。

 

スムーズに管理するための努力も惜しまず、さらにマネジメント能力を高めるために投資する姿勢がある人も多いです。

 

一方、タスク管理ができず仕事ができない人は時間管理ができないばかりか自分の行動を管理するこ音も難しいケースがあります。

 

2つ目は、コミュニケーション能力です。

 

仕事ができる人は、自分の伝えたいことを明確に伝える能力を持っています。

 

それに加えて、他の人が何を伝えようとしているのかを正確に理解する能力にもたけている傾向があります。

 

コミュニケーション能力が高ければ周りと強調できるので、タスク管理が上手く機能し、仕事ができることにつながるでしょう。

 

仕事ができない人はコミュニケーション能力がそれほど高くない場合があり、周りと上手く協調できず、仕事が上手く勧められないという可能性があります。

 

3つ目は、数字に対するセンスです。

 

仕事ができる人は数字に強い傾向があるといわれています。

 

どうすれば利益が増えるのか、どのように対応すると作業時間が何分短縮することができるなど、仕事を進めるにあたって数字を強く意識しています。

 

仕事ができない人は数字をイメージしてタスク管理をしていないという違いがあります。

 

 

これを知ればタスク管理が上手くなる!

 

タスク管理が上手くなるためにはどうしたらいいのでしょう?

 

タスク管理における見直すべきポイントとタスク管理が上手い人ん男特徴を理解したら、最後はタスク管理が上手くなるコツを理解しましょう。

 

タスク管理が上手くなるコツは3つあります。

 

1つ目は、タスクを作るタイミングを選ぶことです。

 

タスク管理を上手く機能させるためには、少なくとも当日の作業計画を前日の夜までに考えておくことが大切です。

 

前日に考えておくkとにって頭の中で無意識に作業イメージがつくられていき、翌日の作業が上手く進むようになります。

 

そのため、翌日ん男タスクリストを作るタイミングは前日の夜がおすすめです。

 

2つ目のコツは、アナログツールではなく、デジタルツールを利用することです。

 

ノートや付箋紙といったアナログツールではリストの書き換えが上手くできず、紛失リスクもあるので、タスク管理をスムーズに行うためには、デジタルツールの助けを借りることがおすすめです。

 

ツール選びに当たっては機能が充実して使いやすいものを選ぶのがコツです。

 

3つ目は、作業を細分化して重要なタスクを明確にし、適切なじかんはいぶんを行うことです。

 

この作業が的確にできるようになれば確実にタスク管理が上手くなるだけでなく、仕事の効率化にもつながるでしょう。

 

 

タスク管理を徹底することで、仕事が効率化できる!

 

タスク管理が上手くできるようになると、「納期までに完了できるだろうか」「ほかにやるべきことがあって忘れていないだろうか」といったことを不安に思うことはなくなり、仕事に集中できるようになります。

また、重要度を含めて管理されているタスクリストに基づいて仕事を進めることで、「今やるべきことはコレだ」という自信を持って作業できるようになります。

 

その結果、集中力が高まり仕事のスピードはアップするでしょうし、仕事の成果も大きくなる可能性があります。

 

タスク管理が上手くなることは、仕事時間の短縮や制汗お拡大に直結してくる大切なことだとわかります。